Mẫu dấu hoàn công công trình xây dựng và lưu ý khi khắc dấu

Bản vẽ hoàn thành công trình là thành phần không thể thiếu trong hồ sơ quản lý chất lượng thi công. Theo Phụ lục II Nghị định 06/2021/NĐ-CP về quản lý chất lượng thi công xây dựng, hình thức thể hiện của con dấu gồm hai nhóm khung nội dung. Mẫu thứ nhất dành cho các gói thầu thi công thông thường, còn mẫu thứ hai phục vụ cho mô hình có tổng thầu tham gia. Việc đóng dấu giúp ghi nhận trung thực hiện trạng công trình sau khi hoàn thành các bước thi công thực tế.

Khi chuẩn bị khắc dấu hoàn công, bạn cần nắm rõ từng chi tiết trong khung chữ, khoảng trống dành cho chữ ký và kích thước của các ô chức danh. Mỗi kiểu cán dấu, từ loại cán gỗ chấm mực ngoài đến dòng dấu lật tự động, đều có những đặc tính làm việc riêng biệt. Người phụ trách hồ sơ cần cân nhắc điều kiện làm việc thực tế, loại giấy in bản vẽ và yêu cầu từ phía chủ đầu tư để đưa ra phương án phù hợp.

Bên cạnh yếu tố phôi dấu, thao tác đóng dấu thực tế trên từng bản vẽ đòi hỏi sự cẩn trọng cao độ từ cán bộ kỹ thuật. Sai lệch về vị trí đóng dấu, việc che khuất các thông số đo đạc, hay sự thiếu đồng bộ về màu mực đều có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại. Những nội dung dưới đây phân tích cụ thể từng mẫu khung dấu, tỷ lệ chia ô và các thao tác xử lý khi có sai khác giữa thiết kế với hiện trường.

Quy định về các mẫu dấu hoàn công hiện hành

Khung dấu hoàn công là căn cứ xác nhận sự trùng khớp giữa thực tế thi công với hồ sơ thiết kế đã được phê duyệt. Theo Phụ lục II Nghị định 06/2021/NĐ-CP, việc áp dụng mẫu dấu nào phụ thuộc vào hình thức tổ chức hợp đồng thi công. Nhà thầu cần căn cứ vào hợp đồng đã ký với chủ đầu tư để lựa chọn đúng mẫu dấu ba bên hoặc mẫu dấu bốn bên.

Việc dùng sai mẫu khung dấu có thể khiến toàn bộ tập bản vẽ hoàn công bị từ chối trong quá trình kiểm tra nghiệm thu. Khi một công trình có sự xuất hiện của nhà thầu phụ và tổng thầu, việc chỉ đóng mẫu dấu ba bên sẽ làm thiếu hụt tư cách xác nhận của đơn vị chịu trách nhiệm chung. Ngược lại, nếu dự án chỉ có một nhà thầu độc lập, việc đưa thêm ô tổng thầu vào khung dấu sẽ gây dư thừa và không đúng với mô hình quản lý dự án.

Các bên tham gia ký tên trên mặt dấu đều phải chịu trách nhiệm trực tiếp đối với phần việc mình đã giám sát hoặc thi công. Từng vị trí chữ ký đều gắn liền với trách nhiệm cá nhân và pháp nhân của các tổ chức có thẩm quyền tại công trường. Vì vậy, việc thiết kế maket con dấu cần được kiểm tra kỹ lưỡng về tên gọi, trật tự chức danh trước khi đưa vào sản xuất.

Mẫu dấu hoàn công không có đơn vị tổng thầu

Mẫu dấu được áp dụng cho các dự án mà chủ đầu tư ký hợp đồng trực tiếp với từng nhà thầu thi công độc lập. Theo Phụ lục II Nghị định 06/2021/NĐ-CP, mẫu dấu cho trường hợp không có tổng thầu gồm ba ô ký tên của các cá nhân có trách nhiệm liên quan. Khung dấu có cấu trúc gọn gàng, giúp tiết kiệm diện tích trên bề mặt các bản vẽ kỹ thuật.

Dòng chữ trên cùng của con dấu thể hiện tên đầy đủ của nhà thầu thi công xây dựng theo đúng đăng ký kinh doanh. Phía dưới tên nhà thầu là dòng chữ tiêu đề bản vẽ hoàn công, được trình bày bằng chữ in hoa đậm nét, rõ ràng. Tiếp theo là dòng để trống ghi ngày, tháng, năm nhằm ghi nhận thời điểm các bên ký biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục.

Phần thân dưới của con dấu được chia làm ba cột ngang đều nhau từ trái sang phải. Cột đầu tiên bên trái dành cho người lập bản vẽ hoàn thành công trình, ghi rõ họ tên, chức danh và chữ ký. Cột ở giữa dành cho cán bộ phụ trách kỹ thuật thi công của nhà thầu xây dựng (hoặc chỉ huy trưởng công trình), ghi rõ họ tên và ký xác nhận. Cột ngoài cùng bên phải dành cho người đại diện theo pháp luật của nhà thầu thi công xây dựng ký tên và đóng dấu pháp nhân (trường hợp ủy quyền cho chỉ huy trưởng thì ghi rõ theo văn bản ủy quyền).

Việc bố trí ba cột chức danh như vậy tạo ra sự cân đối về mặt thị giác trên trang giấy. Mỗi người ký đều có một khoảng không gian riêng biệt, hạn chế tình trạng chữ ký bị chồng chéo lên nhau. Nhà thầu nên chuẩn bị sẵn danh sách nhân sự phụ trách để bố trí độ rộng các ô cho phù hợp với độ dài chữ ký thực tế.

Thành phần thông tin	Nội dung chi tiết trên mặt dấu	Vị trí thể hiện
Dòng tên đơn vị	Tên đầy đủ của nhà thầu thi công xây dựng	Phía trên cùng của khung dấu
Tiêu đề bản vẽ	BẢN VẼ HOÀN CÔNG	Nằm ngay dưới tên nhà thầu
Dòng ghi nhận thời gian	Ngày …… tháng …… năm ……	Nằm dưới tiêu đề bản vẽ
Cột thứ nhất	Người lập (Ký, ghi rõ họ tên, chức danh)	Góc dưới bên trái
Cột thứ hai	Cán bộ phụ trách kỹ thuật thi công của nhà thầu (Ký, ghi rõ họ tên)	Ở giữa phần thân dưới
Cột thứ ba	Người đại diện theo pháp luật của nhà thầu thi công xây dựng (Ký tên, đóng dấu)	Góc dưới bên phải

Bảng thông tin trên tóm tắt cấu trúc tiêu chuẩn của mẫu dấu ba vị trí ký theo hướng dẫn kỹ thuật. Khi sắp xếp bố cục, bạn cần giữ nguyên thứ tự các cột từ người lập đến người đại diện theo pháp luật của nhà thầu. Sự phân cấp rõ ràng này giúp các cơ quan thanh tra dễ dàng nhận diện trách nhiệm của từng cá nhân khi tra cứu hồ sơ.

Mẫu dấu hoàn công áp dụng cho mô hình tổng thầu

Mẫu dấu số hai được thiết kế dành riêng cho các dự án thi công xây dựng triển khai theo hình thức hợp đồng tổng thầu. Theo Phụ lục II Nghị định 06/2021/NĐ-CP, khung dấu cho mô hình tổng thầu thường được yêu cầu có đủ bốn vị trí ký tên. Sự xuất hiện của cả nhà thầu phụ và tổng thầu trên cùng một con dấu phản ánh đúng thực tế điều hành công việc tại hiện trường.

Hai dòng đầu tiên của mẫu số hai vẫn là tên nhà thầu thi công xây dựng và dòng tiêu đề bản vẽ hoàn công. Dòng ghi ngày, tháng, năm nghiệm thu được đặt ngay phía trên các ô chức danh của các bên tham gia. Phần thân dưới của khung dấu được chia thành bốn cột riêng biệt, đòi hỏi chiều dài tổng thể của con dấu phải lớn hơn để không làm hẹp khoảng trống ký tên.

Cột thứ nhất bên trái là vị trí của người lập bản vẽ hoàn thành công trình của nhà thầu phụ. Cột thứ hai dành cho cán bộ phụ trách kỹ thuật thi công của nhà thầu phụ (hoặc chỉ huy trưởng công trình của nhà thầu phụ) ký tên. Cột thứ ba dành cho cán bộ phụ trách kỹ thuật thi công của tổng thầu (hoặc chỉ huy trưởng công trình của tổng thầu) ký kiểm tra. Cột thứ tư ngoài cùng bên phải là vị trí ký tên và đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của đơn vị tổng thầu thi công.

Cơ chế ký nhận bốn bên tạo ra nhiều tầng kiểm soát kỹ thuật, giúp phát hiện sớm các sai số hình học ngoài công trường. Đại diện của tổng thầu khi đặt bút ký xác nhận phải đối soát khối lượng của nhà thầu phụ với hồ sơ thiết kế chi tiết. Nếu để xảy ra sai sót, cả tổng thầu lẫn nhà thầu phụ đều phải chịu trách nhiệm về tính trung thực của các thông số kỹ thuật đã thể hiện.

Cột chức danh	Đơn vị phụ trách	Yêu cầu nội dung chữ ký
Cột 1	Người lập bản vẽ hoàn công	Ký, ghi rõ họ tên, chức danh
Cột 2	Cán bộ phụ trách kỹ thuật thi công của nhà thầu phụ	Ký, ghi rõ họ tên
Cột 3	Cán bộ phụ trách kỹ thuật thi công của tổng thầu	Ký, ghi rõ họ tên
Cột 4	Người đại diện theo pháp luật của tổng thầu	Ký tên, đóng dấu

Khi gia công con dấu bốn ô, người thợ khắc phải phân bổ độ rộng của từng cột sao cho thật đồng đều. Tên của các chức danh trong mẫu này tương đối dài, do đó phông chữ cần được chọn lọc kỹ để tránh tình trạng chữ bị co kéo quá mức. Việc xem trước bản vẽ thiết kế mặt dấu trên máy tính là bước quan trọng giúp bạn cân đối diện tích trước khi tiến hành khắc cao su.

Bố cục và kích thước khung dấu hoàn công

Con dấu hoàn công không có một kích thước cố định bằng con số cụ thể cho mọi trường hợp. Tuy nhiên, phần ghi chú tại Phụ lục II Nghị định 06/2021/NĐ-CP nêu rõ kích thước con dấu tùy thuộc vào kích cỡ chữ. Điều này cho phép các đơn vị thi công linh hoạt điều chỉnh tỷ lệ khung dấu sao cho tương thích với độ dài tên công ty và số lượng chữ ký.

Một khung dấu được coi là hợp lý khi các dòng chữ không bị dồn ép quá mức, đồng thời đường nét bảng biểu phải thông thoáng. Nếu tên nhà thầu có nhiều từ hoặc tên công ty liên danh quá dài, chiều ngang của con dấu cần được mở rộng thêm. Ngược lại, những công ty có tên ngắn gọn có thể thu hẹp chiều rộng mặt dấu để tạo sự cân xứng với khổ giấy in.

Việc chọn kích thước khung viền còn phải tính đến thói quen sử dụng thêm dấu tên hoặc khắc dấu chức danh của các kỹ sư hiện trường. Nếu các ô chức danh quá chật chội, khi đóng thêm con dấu tên cá nhân thì vết mực sẽ dễ bị tràn ra ngoài đường kẻ viền. Do đó, việc tính toán diện tích tổng thể cần được thực hiện dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế của từng ban chỉ huy công trường.

Phân bổ tỷ lệ các ô chức danh và chữ ký

Tỷ lệ giữa phần tiêu đề phía trên và phần ô ký tên phía dưới cần được cân đối hài hòa theo chiều dọc. Thông thường, phần thông tin doanh nghiệp, tên bản vẽ và dòng ngày tháng sẽ chiếm khoảng một phần ba chiều cao con dấu. Hai phần ba diện tích còn lại ở nửa dưới được dành trọn vẹn cho các ô chữ ký của cán bộ kỹ thuật.

Khoảng trống bên trong mỗi ô ký phải đủ lớn để người ký thực hiện thao tác ký tay mà không chạm vào đường viền bảng. Nhiều cán bộ giám sát có nét ký khoáng đạt, nét chữ kéo dài lên trên hoặc chúc xuống dưới, rất dễ đè lên dòng chữ hướng dẫn họ tên. Vì vậy, chiều cao của ô ký cần được chừa ra một khoảng thông thoáng để các nét mực không bị dính vào nhau.

Đối với mẫu dấu ba ô, việc phân chia chiều rộng cho mỗi cột tương đối thuận lợi do số lượng cột ít. Nhưng đối với mẫu dấu bốn ô, chiều rộng của từng cột sẽ bị thu hẹp đáng kể nếu kích thước tổng thể không được mở rộng thêm. Khi đó, người thiết kế bản khắc cần rút gọn kích cỡ phông chữ ghi chú chức vụ để nhường diện tích cho phần chữ ký tay.

Thứ tự sắp xếp các cột thông tin nên theo nguyên tắc từ người lập, người kiểm tra cho đến cấp phê duyệt ngoài cùng. Người trực tiếp đo vẽ hiện trạng luôn đứng ở cột đầu tiên bên trái để chịu trách nhiệm về số liệu thô. Đại diện theo pháp luật của đơn vị thi công hoặc tổng thầu đứng ở cột ngoài cùng bên phải để ký và đóng dấu xác nhận tính chính xác của hồ sơ.

Kích thước viền ngoài dựa theo khổ giấy bản vẽ

Khổ giấy của bản vẽ hoàn công là yếu tố quyết định trực tiếp đến việc chọn kích cỡ viền ngoài của con dấu. Bản vẽ kỹ thuật xây dựng thường được trình bày trên khổ giấy A3 hoặc khổ giấy A4 đóng quyển. Diện tích vùng trống xung quanh khung tên bản vẽ trên mỗi khổ giấy có sự chênh lệch rất lớn.

Khi đóng dấu lên bản vẽ khổ A4, một con dấu có kích thước quá khổ sẽ chiếm dụng rất nhiều không gian hiển thị của bản vẽ. Vết mực to có thể che lấp các đường gióng kích thước, các ghi chú vật liệu hoặc bảng biểu thống kê thép ở góc dưới. Do đó, với hồ sơ khổ A4, bạn nên chọn khung dấu có kích cỡ vừa phải, nét chữ thanh mảnh để giữ sự tinh gọn cho trang tài liệu.

Trái lại, đối với các bản vẽ mặt bằng khổ A3 có nhiều chi tiết, một con dấu quá nhỏ lại trở nên lọt thỏm và khó đọc. Khi thu nhỏ con dấu quá mức, các dòng chữ ghi tên công ty và chức vụ sẽ bị bết dính mực vào nhau khi dập mộc. Điều này làm cho việc nhận diện thông tin của đoàn kiểm tra gặp nhiều trở ngại trong quá trình thẩm định hồ sơ.

Người làm hồ sơ phải luôn cân nhắc sự đánh đổi giữa kích thước mặt dấu lớn dễ đọc và sự chiếm dụng diện tích nét vẽ chi tiết. Bản vẽ có mật độ đường nét kỹ thuật dày đặc đòi hỏi vị trí đóng dấu phải được chọn lọc tại các khoảng trống sạch sẽ. Bạn nên in thử bản vẽ ra giấy và ướm thử diện tích khung dấu trước khi đặt thợ sản xuất phôi con dấu.

Lưu ý kỹ thuật khi lựa chọn và khắc dấu hoàn công

Chất lượng của con dấu hoàn công phụ thuộc vào cả bố cục nội dung lẫn vật liệu làm mặt dấu và cơ chế thân cán. Bản vẽ hoàn công thường có độ nhám bề mặt khác nhau tùy thuộc vào công nghệ in ấn và chất lượng giấy. Một con dấu tốt phải cho ra nét mực đều, không bị lem nhem và sử dụng bền bỉ trong môi trường công trường nhiều gió bụi.

Vật liệu khắc mặt dấu phổ biến hiện nay là cao su chịu dầu, được gia công bằng công nghệ khắc laser hiện đại. Các đường kẻ bảng biểu trong con dấu hoàn công rất mảnh mai, nếu sử dụng vật liệu kém chất lượng thì đường viền rất dễ bị mẻ hoặc cong vênh. Khi đường kẻ bị đứt đoạn, vết dập lên giấy sẽ trở nên lem nhem, gây cảm giác thiếu chỉn chu cho toàn bộ tập hồ sơ nghiệm thu.

Bên cạnh mặt cao su, cơ cấu truyền lực của cán dấu cũng là chi tiết cần được quan tâm đúng mức. Cán dấu phải chịu được lực ấn đều từ tay người dùng, giúp toàn bộ bề mặt cao su tiếp xúc phẳng tuyệt đối với mặt giấy. Tùy theo khối lượng bản vẽ cần hoàn thiện và địa điểm ký duyệt, bạn có thể lựa chọn dòng cán gỗ truyền thống hoặc dòng dấu lật tự động.

So sánh dấu hoàn công liền mực và dấu cán gỗ chấm mực

Dấu cán gỗ chấm mực ngoài và dấu lật liền mực là hai phương án chế tác mang lại những trải nghiệm sử dụng hoàn toàn khác nhau. Dấu cán gỗ có cấu tạo từ một khối gỗ tự nhiên được tiện tay cầm chắc chắn, phía dưới dán tấm cao su khắc nội dung. Loại dấu này hoạt động cùng với một khay mực rời cỡ lớn, đòi hỏi người dùng phải chấm mực trước mỗi lần đóng dấu lên giấy.

Ưu điểm nổi bật của dấu cán gỗ là diện tích mặt dấu có thể tùy biến linh hoạt theo bất kỳ kích thước nào bạn mong muốn. Cán gỗ có kết cấu đơn giản, khối cầm chắc chắn, ít chi tiết chuyển động nên độ bền vật lý cao khi sử dụng tại hiện trường xây dựng. Tuy nhiên, thao tác đóng dấu cán gỗ khá chậm chạp, người đóng phải căn chỉnh lực tay thật đều để mực không bị chỗ đậm chỗ nhạt trên trang giấy.

Trong khi đó, dấu liền mực tích hợp sẵn hệ thống bông mực bên trong thân cán bằng nhựa kỹ thuật. Khi người dùng thực hiện thao tác bấm, khay mực bên trong sẽ tự động lật và truyền mực lên bề mặt cao su rồi ép thẳng xuống mặt giấy. Cơ chế này mang lại tốc độ dập mộc rất nhanh, đường nét chữ in ra có độ sắc sảo, đồng đều và không đòi hỏi người dùng phải mang theo khay mực rời lỉnh kỉnh.

Tuy nhiên, dấu lật tự động kích thước lớn thường có thân cán khá cồng kềnh và chiếm nhiều diện tích trong cặp tài liệu. Trọng lượng của cán dấu liền mực cũng nặng hơn đáng kể so với cán gỗ, gây mỏi tay nếu phải mang vác di chuyển liên tục giữa các tầng công trình. Nếu bạn chủ yếu làm việc tại văn phòng ban chỉ huy để xử lý hàng nghìn tờ bản vẽ, dấu liền mực là phương án hỗ trợ đắc lực giúp tiết kiệm thời gian thao tác.

Đặc điểm kỹ thuật	Dấu cán gỗ chấm mực ngoài	Dấu lật liền mực tự động
Cơ chế cấp mực	Dùng khay tăm bông chứa mực rời	Khay mực tích hợp sẵn trong thân con dấu
Kích thước khung dấu	Tùy biến rất linh hoạt theo yêu cầu	Bị giới hạn bởi kích thước các dòng cán phôi sẵn
Thao tác sử dụng	Chấm mực vào khay rời rồi mới dập lên giấy	Nhấn cán dấu xuống là hoàn thành thao tác dập
Độ đồng đều nét mực	Phụ thuộc hoàn toàn vào lực tay người đóng	Nét mực ra đều đặn khi thao tác
Độ tiện dụng khi di chuyển	Phải mang kèm khay mực lớn, dễ đổ mực	Thân dấu nguyên khối gọn gàng, không lo đổ mực
Môi trường làm việc phù hợp	Phù hợp cho lán trại hiện trường, chịu được bụi	Phù hợp cho phòng điều hành, văn phòng dự án

Bảng so sánh trên giúp bạn nhận diện rõ sự đánh đổi giữa hai dòng cán dấu hoàn công phổ biến trên thị trường. Việc xác định đúng môi trường sử dụng sẽ giúp bạn chọn được con dấu vừa bền bỉ vừa thuận tiện cho công việc hàng ngày. Đừng ngần ngại trao đổi kỹ với đơn vị khắc dấu về số lượng bản vẽ cần đóng để họ tư vấn loại thân cán thích hợp.

Chọn mực dấu chuyên dụng cho bản vẽ kỹ thuật

Mực dấu sử dụng cho bản vẽ hoàn thành công trình đòi hỏi phải có độ bám dính tốt trên nhiều chất liệu giấy in khác nhau. Giấy in bản vẽ kỹ thuật thường là loại giấy dày, bề mặt có độ xơ nhất định hoặc được phủ một lớp hóa chất chống ẩm nhẹ. Nếu sử dụng các loại mực dấu thông thường có gốc nước kém chất lượng, vết mực sẽ thấm loang ra xung quanh và làm mờ các chữ số kích thước.

Mực dùng cho ngành xây dựng phải có tính năng bám mực nhanh, khô ráo sau khi dập mộc và không bị lem khi tiếp xúc với độ ẩm không khí. Khi cán bộ kỹ thuật xếp chồng các tờ bản vẽ lên nhau ngay sau khi đóng dấu, vết mực của trang dưới không được phép dính sang mặt sau của trang trên. Nếu mực bị nhòe bẩn, toàn bộ bản vẽ sẽ mất đi độ chỉn chu và có thể bị chủ đầu tư yêu cầu in ấn làm lại từ đầu.

Về màu sắc, hai tông màu được sử dụng phổ biến trên các công trường hiện nay là màu xanh dương và màu đỏ tươi. Việc chọn màu mực nào thường do quy chế quản lý hồ sơ chất lượng của từng dự án quy định cụ thể. Mực màu xanh dương giúp phân biệt rõ ràng giữa con dấu hoàn công với con dấu tròn pháp nhân màu đỏ của doanh nghiệp hoặc nét in của bản vẽ.

Dù sử dụng màu xanh hay màu đỏ, nguyên tắc quan trọng nhất là phải giữ tính nhất quán về màu mực trên toàn bộ các tờ bản vẽ của dự án. Không nên sử dụng lẫn lộn tờ đóng mực xanh, tờ đóng mực đỏ trong cùng một tập hồ sơ bàn giao công trình. Ngoài ra, khi tiếp thêm mực cho khay mực lăn tay hoặc thẻ mực liền, bạn phải dùng đúng loại mực tương thích để tránh làm hỏng cấu trúc tăm bông thấm hút.

Quy cách đóng dấu khi bản vẽ có sai khác thiết kế

Quá trình thi công thực tế tại hiện trường khó tránh khỏi những sự điều chỉnh nhỏ so với hồ sơ thiết kế đã được duyệt ban đầu. Theo Phụ lục II Nghị định 06/2021/NĐ-CP, kỹ sư phụ trách hồ sơ cần nắm vững cách xử lý cho từng trường hợp sai khác cụ thể. Việc thực hiện đúng thao tác thể hiện thông số giúp hồ sơ phản ánh trung thực hiện trạng công trình mà vẫn tuân thủ đúng trình tự kiểm tra.

Khi các số liệu đo đạc thực tế không vượt quá giới hạn sai số cho phép, thủ tục hoàn thiện bản vẽ tương đối đơn giản và nhanh gọn. Nhưng khi có sự thay đổi kích thước đáng kể, người lập hồ sơ phải ghi chú lại các thông số mới bằng phương pháp kỹ thuật rõ ràng. Bạn không nên đóng dấu lên các bản vẽ đã bị tẩy xóa hoặc dùng chất tẩy trắng để che giấu số liệu cũ.

Vị trí đặt con dấu trên trang giấy cũng cần được lựa chọn một cách có tính toán trước khi ấn mạnh thân dấu. Con dấu phải nằm sát khung tên bản vẽ, ở góc dễ quan sát và không được đè lên bất kỳ chi tiết kiến trúc nào. Sau đây là hướng dẫn chi tiết về cách đóng dấu cho hai trường hợp thi công thường gặp ngoài hiện trường.

Bản vẽ giữ nguyên kích thước thiết kế ban đầu

Trường hợp thứ nhất xảy ra khi các kích thước, thông số hình học thực tế của công trình trùng khớp hoàn toàn với hồ sơ thiết kế thi công đã duyệt. Khi các thông số không vượt quá sai số cho phép theo Phụ lục II Nghị định 06/2021/NĐ-CP, nhà thầu được phép chụp lại bản vẽ thiết kế thi công để làm bản vẽ hoàn công. Bạn không cần phải tốn công sức vẽ lại một tờ bản vẽ mới nếu hiện trạng không có sự thay đổi.

Sau khi đã sao chụp bản vẽ sạch sẽ và phẳng phiu, cán bộ kỹ thuật sẽ tiến hành đóng dấu hoàn công lên khoảng trống bên cạnh khung tên bản vẽ. Khu vực lý tưởng nhất là góc dưới cùng bên tay phải của tờ giấy, nơi người đọc dễ dàng quan sát ngay khi mở tập hồ sơ. Khi dập dấu, bạn cần giữ thân cán thật vuông góc với mặt bàn phẳng để toàn bộ đường viền cao su tiếp xúc đều đặn xuống mặt giấy.

Sau khi con dấu đã khô mực hoàn toàn, các bên liên quan sẽ tiến hành ký tên và ghi rõ chức vụ vào các ô tương ứng. Chữ ký trên bản vẽ hoàn thành công trình phải là chữ ký sống bằng bút mực kim hoặc bút dạ bi có độ bền màu cao. Tránh dùng chữ ký scan in sẵn hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn lên các ô này, vì có thể ảnh hưởng đến tính xác thực khi nghiệm thu thực địa.

Ngày, tháng, năm ghi trên mặt dấu hoàn công phải trùng khớp hoàn toàn với thời điểm tiến hành nghiệm thu hạng mục công trình đó ngoài hiện trường. Nếu có sự chênh lệch giữa ngày ghi trên dấu và ngày ký biên bản nghiệm thu công việc, hồ sơ thanh toán có thể bị đơn vị kiểm toán yêu cầu giải trình. Sự đồng bộ về mặt thời gian giữa các tài liệu là yêu cầu rất quan trọng trong công tác quản lý hồ sơ kỹ thuật.

Bản vẽ có hiệu chỉnh thông số thực tế tại công trường

Trường hợp thứ hai xảy ra khi kích thước, thông số thi công thực tế có sự thay đổi so với bản vẽ thiết kế thi công đã được phê duyệt trước đó. Theo Phụ lục II Nghị định 06/2021/NĐ-CP, nhà thầu thi công được ghi lại các trị số kích thước thực tế trong ngoặc đơn bên cạnh hoặc bên dưới các trị số cũ. Đây là cách làm nhanh gọn, giúp các bên nhận diện ngay phần khối lượng phát sinh hoặc điều chỉnh.

Thao tác kỹ thuật chuẩn mực là dùng bút mực gạch một đường ngang mảnh cắt ngang qua thông số kích thước cũ bị thay đổi. Sau đó, kỹ sư nắn nót viết thông số đo đạc thực tế mới vào ngay bên cạnh hoặc đặt dưới con số cũ và đặt trong dấu ngoặc đơn. Việc gạch số cũ phải thực hiện dứt khoát, không bôi đen kín mít để người đọc vẫn có thể đối chiếu được con số thiết kế ban đầu khi cần thiết.

Khi đã hoàn thành việc ghi chú các số liệu thực tế, bạn mới tiến hành dập dấu hoàn công lên bản vẽ. Cần chú ý khoảng cách đóng dấu, tránh đóng khung dấu đè lên các khu vực có chữ viết tay bổ sung. Vết mực dấu nếu chồng lấn lên vết bút bi sẽ làm nhòe nét mực, gây khó khăn cho việc đọc các số liệu kích thước mới và dễ dẫn đến tranh chấp khi quyết toán công trình.

Trong trường hợp các thay đổi tại hiện trường quá phức tạp, việc viết chèn số liệu trong ngoặc đơn sẽ làm bản vẽ trở nên rối rắm và khó theo dõi. Khi đó, nhà thầu thi công xây dựng nên vẽ lại một tờ bản vẽ hoàn công mới hoàn toàn dựa trên cơ sở thiết kế ban đầu. Trên bản vẽ vẽ lại này, khung tên sẽ được thiết kế tích hợp sẵn các thông tin tương tự như mẫu dấu hoàn công để các bên ký tên trực tiếp, mang lại sự rõ ràng và minh bạch cho bộ hồ sơ hoàn thành công trình.

Cần lưu ý tránh việc lựa chọn kích thước khung dấu quá nhỏ khiến chữ bị bệt mực, hoặc việc sử dụng mực dấu không đồng nhất giữa các đơn vị liên danh thi công. Đối với các gói thầu có nhiều nhà thầu cùng tham gia, mỗi nhà thầu cần thống nhất trước với tư vấn giám sát về vị trí đóng mộc và màu mực chuẩn của dự án. Sự chuẩn bị chu đáo về mặt con dấu ngay từ đầu giai đoạn hoàn thiện sẽ giúp quá trình nghiệm thu, bàn giao công trình diễn ra thuận lợi và không gặp phải các trở ngại thủ tục không đáng có.

Để nhận tư vấn chi tiết về loại phôi dấu, tỷ lệ khung chữ và xem trước bản thiết kế con dấu, bạn có thể gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website.