Cách đóng dấu công ty đúng chuẩn cho từng loại văn bản

Một văn bản hành chính hay hợp đồng thương mại khi phát hành cần có chữ ký cùng con dấu rõ ràng, đúng vị trí để các bên tiện đối chiếu, lưu trữ và thực hiện giao dịch thuận tiện. Thao tác dập dấu tuy quen thuộc trong công việc văn phòng, nhưng nếu đặt sai vị trí hoặc thao tác tay không chuẩn, vết mực rất dễ bị nhòe mờ, đứt nét hoặc che khuất phần nội dung quan trọng.

Từng dạng tài liệu cụ thể, từ hợp đồng kinh tế nhiều trang, văn bản thông báo nội bộ cho đến bảng biểu phụ lục đính kèm, đều có cách bố trí con dấu riêng biệt. Việc nắm vững cách dập dấu tròn lên chữ ký, dập dấu treo nơi góc trên hay dập dấu giáp lai xuyên qua mép giấy giúp hồ sơ hoàn chỉnh về mặt hình thức, tạo sự đồng bộ và thuận lợi cho quá trình tiếp nhận giấy tờ.

Thao tác cơ học khi cầm con dấu, độ phẳng của mặt bàn kê và cách tra mực vào khay nỉ cũng tác động trực tiếp đến chất lượng vết in trên giấy. Bài viết này tổng hợp chi tiết quy cách thao tác trên từng loại giấy tờ, các lỗi kỹ thuật thường thấy trong thực tế cùng giải pháp bảo quản con dấu hoạt động ổn định theo thời gian.

Nguyên tắc cơ bản khi đóng dấu doanh nghiệp lên văn bản

Nguyên tắc cơ bản khi đóng dấu doanh nghiệp là chỉ thực hiện sau khi người có thẩm quyền đã hoàn thành chữ ký, sử dụng mực màu đỏ tươi và giữ mặt dấu ngay ngắn, đúng chiều đọc.

Trong phạm vi doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp, Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp có quyền tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu, được dẫn chiếu tại Cổng thông tin điện tử Chính phủ. Người quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước người đại diện của công ty về việc sử dụng con dấu đúng mục đích. Người giữ dấu không được tự ý dập dấu lên các giấy tờ chưa có nội dung hoàn chỉnh, chưa có chữ ký hoặc chưa được lãnh đạo phê duyệt.

Mỗi loại giấy tờ trong doanh nghiệp đều có mục đích sử dụng riêng, đòi hỏi vị trí đặt dấu phải tương thích với tính chất của văn bản đó. Người đóng dấu cần phân biệt rõ khi nào cần dập trùm lên chữ ký, khi nào chỉ dập dấu treo hoặc dấu giáp lai mép giấy. Việc hiểu đúng bản chất từng thao tác giúp công việc lưu trữ văn thư diễn ra trôi chảy, tránh phải in ấn hay ký lại nhiều lần.

Sự cẩn trọng trong từng thao tác dập dấu còn thể hiện sự tôn trọng đối với đối tác nhận văn bản. Vết mực tròn trịa, thẳng thớm, không bị lệch góc hay lem nhem giúp người đọc dễ dàng nhận diện tên doanh nghiệp cùng mã số thuế. Đây là thói quen làm việc hữu ích mà bất kỳ nhân viên văn thư, kế toán hay trợ lý hành chính nào cũng cần rèn luyện thường xuyên.

Thứ tự ký trước đóng dấu sau

Thứ tự ký trước đóng dấu sau là nguyên tắc hành chính quen thuộc, yêu cầu người đại diện hoặc người được ủy quyền hoàn thành chữ ký tay lên giấy trước khi dập con dấu lên.

Trình tự này giúp văn bản giữ nguyên vẹn nội dung sau khi đã được xác nhận, tránh nguy cơ thêm bớt câu chữ ngoài ý muốn. Trong quy trình xử lý tài liệu, chữ ký tay thể hiện sự kiểm tra và đồng thuận của cá nhân người ký đối với toàn bộ điều khoản. Sau khi chữ ký được hoàn tất, con dấu tròn được dập lên để biểu thị sự chuẩn y của tổ chức đối với nội dung mà người ký đã phê duyệt.

Việc đóng dấu lên giấy trắng, tức là dập dấu trước khi có nội dung và chữ ký, tiềm ẩn nhiều nguy cơ khó lường cho tổ chức. Giấy tờ đã có sẵn con dấu có thể bị kẻ gian lợi dụng để chèn thêm các nội dung sai lệch, tạo thành hợp đồng khống hoặc giấy ủy quyền không đúng sự thật. Do đó, người giữ con dấu cần kiên quyết từ chối việc đóng dấu khống chỉ trong mọi tình huống, kể cả khi có yêu cầu xử lý việc gấp.

Khi nhận văn bản cần đóng dấu, bạn cần dành thời gian rà soát lại trang cuối cùng để nhận diện đúng chữ ký tươi bằng mực nước hoặc mực bi. Tuyệt đối không dập dấu lên các bản in lại chữ ký scan màu hoặc chữ ký đã được sao chép bằng máy photocopy, trừ trường hợp đóng dấu sao y theo đúng thẩm quyền được giao. Sự cẩn trọng này bảo vệ an toàn cho hồ sơ của doanh nghiệp trong suốt quá trình lưu thông.

Yêu cầu về màu mực và chiều con dấu

Theo thông lệ phổ biến, doanh nghiệp thường ưu tiên dùng mực đỏ tươi, đặt mặt dấu thẳng hướng, không dập ngược chiều chữ hoặc để dấu bị xiêu vẹo trên trang giấy.

Màu mực đỏ tươi là thói quen nhận diện quen thuộc của các đơn vị kinh doanh, giúp vết dấu nổi bật rõ ràng bên cạnh chữ ký tay màu xanh hoặc màu đen. Dù Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép doanh nghiệp tự chủ về hình thức và màu mực, việc chọn mực đỏ giúp văn bản phù hợp với thói quen giao dịch thương mại. Loại mực dùng cho con dấu nên là mực dấu gốc nước phù hợp với phôi cao su, có khả năng thấm đều vào thớ giấy mà không bị loang lổ sang mặt sau, tránh dùng các màu mực không đồng bộ với quy chế nội bộ cho dấu tròn công ty.

Chiều hướng của con dấu cần được quan sát cẩn thận trước khi ấn thân dấu xuống mặt giấy. Hầu hết các loại cán dấu hiện nay đều có vạch định vị, gờ nổi hoặc mặt kính hiển thị nội dung ở phía trước để người dùng dễ căn chỉnh. Đỉnh trên cùng của con dấu, nơi thường thể hiện phần đầu của tên doanh nghiệp hoặc biểu trưng logo nếu có, phải hướng thẳng lên mép trên của trang tài liệu.

Một vết dấu bị đóng lệch nghiêng hoặc dập ngược đầu chữ khiến trang tài liệu trở nên mất thẩm mỹ, gây khó chịu cho người tiếp nhận khi tra cứu thông tin. Trong các giao dịch với đối tác hoặc ngân hàng, những văn bản bị đóng dấu lộn ngược thường bị trả lại để làm lại từ đầu. Vì vậy, việc tạo thói quen nhìn vào điểm đánh dấu trên thân cán trước khi dập là thao tác rất cần thiết.

Tiêu chí	Quy chuẩn thực hành phù hợp	Sai sót thường gặp cần tránh
Màu sắc mực	Đỏ tươi, sắc nét, đều màu theo thông lệ	Dùng màu mực không đồng bộ với quy chế nội bộ hoặc mực quá nhạt
Chiều mặt dấu	Đỉnh hướng lên trên, song song mép giấy	Đóng ngược đầu chữ, đóng nghiêng lệch góc
Trình tự thao tác	Ký tay trước, dập con dấu sau	Đóng dấu khống chỉ lên giấy trắng chưa ký
Bề mặt tiếp xúc	Trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái	Che kín toàn bộ chữ ký hoặc đóng cách quá xa

Quy định sử dụng và thẩm quyền đóng dấu trong doanh nghiệp

Trong hoạt động của doanh nghiệp, việc đóng dấu không đơn thuần là thao tác cơ học mà gắn liền với thẩm quyền pháp lý và quy chế theo điều lệ công ty.

Để giữ an toàn pháp lý cho các giao dịch, doanh nghiệp thường phân định rõ thẩm quyền ký và đóng dấu theo từng nhóm văn bản, đồng thời thiết lập sổ theo dõi văn thư nhằm kiểm soát việc ban hành tài liệu.

Thẩm quyền ký duyệt và đóng dấu hợp đồng thương mại

Đối với hợp đồng kinh tế và văn bản giao dịch với bên ngoài, chỉ người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp mới có quyền ký kết. Người quản lý con dấu chỉ dập dấu tròn công ty khi hợp đồng đã có đầy đủ chữ ký tươi của người có thẩm quyền.

Khi phát hành hợp đồng gồm nhiều trang hoặc có phụ lục kèm theo, doanh nghiệp thực hiện kết hợp đóng dấu lên chữ ký người đại diện, đóng dấu giáp lai mép giấy và đóng dấu treo trên các bảng tính kỹ thuật đi kèm. Chi tiết kỹ thuật căn chỉnh từng vị trí dập dấu này được hướng dẫn cụ thể tại bài viết về cách đóng dấu chuẩn.

Cùng với dấu tròn pháp nhân, văn bản giao dịch thường kết hợp thêm dấu chức danh hoặc dấu tên của người ký để hoàn thiện thể thức văn bản. Việc ghi nhận mã số hợp đồng và lưu bản gốc vào sổ theo dõi giúp phòng ngừa rủi ro thất lạc hoặc tranh chấp về sau.

Quản lý con dấu trên văn bản ban hành nội bộ

Các tài liệu lưu hành trong nội bộ doanh nghiệp như quyết định bổ nhiệm, quy chế làm việc, thông báo điều hành hoặc bảng báo giá thường được đóng dấu theo quy chế phân cấp của từng đơn vị.

Tùy theo tính chất của từng tài liệu, văn thư có thể đóng dấu tròn trùm lên chữ ký lãnh đạo hoặc áp dụng hình thức đóng dấu treo tại góc trên bên trái của văn bản chưa có chữ ký người đại diện. Việc đóng dấu treo xác nhận tài liệu phát hành chính thức từ doanh nghiệp và ngăn ngừa nguy cơ giả mạo biểu mẫu nội bộ.

Người giữ dấu cần lập sổ nhật ký đóng dấu nội bộ, ghi rõ ngày tháng, số văn bản, người yêu cầu đóng dấu và nội dung tóm tắt. Thói quen lưu vết này giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất nguồn gốc tài liệu khi tiến hành kiểm toán hoặc rà soát hồ sơ định kỳ.

Quy trình sao y và kiểm soát bản sao hồ sơ

Trong quá trình nộp hồ sơ đấu thầu hoặc cung cấp tài liệu cho đối tác, doanh nghiệp thường phát hành các bản sao giấy tờ nội bộ kèm theo con dấu xác nhận. Thao tác này sử dụng con dấu sao y bản chính kết hợp cùng dấu tròn công ty và chữ ký của người đối chiếu.

Người thực hiện đóng dấu sao y phải đối chiếu trực tiếp bản photo với tài liệu gốc còn nguyên vẹn trước khi dập dấu xác nhận. Toàn bộ quy trình sao y văn bản, thẩm quyền ký sao y và lưu trữ hồ sơ sao y được trình bày chi tiết tại bài viết về cách đóng dấu sao y bản chính của công ty.

Hình thức sử dụng dấu	Thẩm quyền phê duyệt	Loại văn bản áp dụng	Biện pháp kiểm soát nội bộ
Dấu trùm chữ ký	Người đại diện theo pháp luật hoặc ủy quyền	Hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu	Kiểm tra chữ ký tươi, vào sổ theo dõi hợp đồng
Dấu treo góc trái	Trưởng bộ phận hoặc văn thư theo phân cấp	Báo giá, thông báo nội bộ, phụ lục kỹ thuật	Ghi nhật ký ban hành, lưu bản gốc tại văn phòng
Dấu giáp lai mép	Cán bộ văn thư thực hiện theo hồ sơ ký duyệt	Hợp đồng nhiều trang, hồ sơ dự thầu	Kiểm tra đủ số trang trước khi bàn giao
Dấu sao y bản chính	Người quản lý hồ sơ hoặc người được phân công	Bản sao điều lệ, quy chế, báo cáo nội bộ	Đối chiếu bản gốc trước khi đóng dấu

Các bước thực hiện thao tác đóng dấu chuẩn xác

Các bước thực hiện thao tác đóng dấu chuẩn xác bao gồm việc kê lót bề mặt giấy phẳng phiu, kiểm tra lượng mực trong khay nỉ, căn chỉnh hướng đặt cán dấu và dùng lực tay dập dứt khoát theo phương thẳng đứng.

Nhiều người có thói quen dập dấu vội vàng bằng một tay mà không quan sát độ phẳng của mặt bàn hay độ ẩm của khay mực, dẫn đến vết in bị mờ một góc hoặc đọng mực quá đậm. Việc rèn luyện thói quen đóng dấu cẩn thận từng bước giúp bản in trên giấy luôn sắc cạnh, đều màu, đồng thời bảo vệ phôi cao su của cán dấu sử dụng được lâu bền.

Dưới đây là quy trình hai giai đoạn chi tiết từ khâu chuẩn bị mặt bằng cho đến kỹ thuật dập lực, giúp bạn thao tác chuẩn xác trong mọi tình huống công việc.

Chuẩn bị mặt phẳng kê giấy và kiểm tra mực

Chuẩn bị mặt phẳng kê giấy và kiểm tra mực là bước khởi đầu không thể bỏ qua, yêu cầu người thực hiện phải dọn sạch bàn làm việc và xem xét độ ẩm của khay mút bên trong cán dấu.

Bề mặt dùng để kê tài liệu khi đóng dấu phải bằng phẳng, vững chãi, không có hạt sạn, đinh ghim, vết lõm hay mép nứt của mặt bàn gỗ. Để vết dấu đạt độ tiếp xúc êm ái nhất, bạn nên lót dưới tờ giấy cần đóng một tập giấy trắng dày vài tờ hoặc một tấm lót chuột bằng cao su mềm. Lớp đệm này có độ đàn hồi nhẹ, giúp phân bổ đều áp lực cơ học khi dập dấu, tránh tình trạng vết mực chỉ đậm ở viền ngoài mà bị khuyết trắng ở phần tâm chữ.

Sau khi chuẩn bị xong mặt kê, bạn cần kiểm tra tình trạng khay mực của con dấu. Dập thử một nhát lên tờ giấy nháp để quan sát độ đậm nhạt của các đường nét và vòng tròn viền ngoài. Nếu vết dấu hiển thị nhạt nhòa, đứt đoạn các chi tiết chữ nhỏ, khay nỉ đã bị khô mực và cần được châm thêm một lượng mực vừa đủ. Ngược lại, nếu vết dập bị đọng giọt mực to ở các góc cạnh, khay mực đang bị thừa và cần được thấm bớt trước khi dùng.

Việc dập thử nghiệm ra giấy nháp trước khi thao tác trên tài liệu chính thức là thói quen rất hữu ích của người làm văn phòng. Thao tác này giúp làm sạch các hạt bụi giấy li ti bám trên mặt cao su sau nhiều ngày không sử dụng, đồng thời loại bỏ phần mực dư thừa đọng trên bề mặt chữ. Khi thấy vết dập trên giấy nháp đạt độ nét mảnh, đều mực và rõ ràng, bạn mới tiến hành dập lên văn bản chính thức.

Thao tác đặt dấu và kỹ thuật dập lực đều tay

Thao tác đặt dấu và kỹ thuật dập lực đều tay đòi hỏi người thực hiện phải giữ vuông góc thân cán dấu với trang giấy, tỳ lực đều từ lòng bàn tay và nhấc cán dấu thẳng đứng sau khi dập.

Khi cầm dấu liền mực, bạn đặt ngón cái và các ngón tay ôm trọn lấy hai bên sườn thân nhựa, lòng bàn tay tỳ nhẹ lên núm tròn trên đỉnh cán dấu. Đặt chân đế trong suốt của con dấu tiếp xúc hoàn toàn với mặt giấy tại vị trí đã ước lượng từ trước. Mắt nhìn qua khe định vị của chân đế để căn chỉnh vòng tròn con dấu cân đối với chữ ký tay hoặc tiêu đề văn bản, tránh để chân đế bị kênh lệch trên mép giấy gập.

Khi chân đế đã nằm cố định, bạn dồn lực từ cẳng tay và cổ tay ấn dứt khoát cán dấu đi xuống theo phương vuông góc với mặt bàn. Lực ấn cần tập trung đều vào chính giữa đỉnh dấu, không được tỳ mạnh lệch sang mép trái hay mép phải của con dấu. Tuyệt đối không day lắc cán dấu qua lại hoặc gõ mạnh thân dấu xuống bàn, vì việc rung lắc sẽ làm xê dịch mặt tiếp xúc, gây nhòe nét mực và làm biến dạng các chi tiết khắc nhỏ.

Sau khi mặt khắc cao su đã chạm vào giấy và truyền mực, bạn nhẹ nhàng thả lỏng bàn tay để thân cán quay trở lại vị trí ban đầu. Nhấc thẳng con dấu lên theo hướng vuông góc, không nhấc chéo góc để tránh làm quẹt chân đế vào vết mực còn ướt. Để tài liệu vừa dập dấu nằm yên trên bàn khoảng vài giây cho mực nước ngấm sâu vào thớ giấy rồi mới lật trang hoặc xếp tài liệu vào cặp hồ sơ.

Các lỗi đóng dấu thường gặp và cách xử lý

Các lỗi đóng dấu thường gặp gồm có vết mực bị lem nhòe loang lổ, dấu dập che khuất hoàn toàn chữ ký tay, dấu bị đóng ngược chiều đầu chữ và việc đóng dấu khống khi chưa có chữ ký người duyệt.

Trong quá trình xử lý giấy tờ hàng ngày, những sai sót về con dấu hoàn toàn có thể xảy ra do sơ suất nhất thời hoặc do thao tác quá vội vàng. Việc hiểu rõ nguyên nhân của từng lỗi giúp người làm văn thư bình tĩnh tìm ra phương án xử lý phù hợp, tránh gây ảnh hưởng đến tiến độ luân chuyển tài liệu. Dưới đây là bảng phân loại các lỗi thường gặp cùng biện pháp xử lý tương ứng:

Tình huống lỗi	Nguyên nhân phát sinh lỗi	Hậu quả đối với tài liệu	Cách khắc phục phù hợp
Mực bị nhòe bệt nét	Châm thừa mực hoặc giấy quá bóng	Chữ bị dính chùm, khó nhận diện nét	Thấm bớt mực thừa, in lại trang văn bản
Đè khuất toàn bộ chữ ký	Căn chỉnh cẩu thả, đặt sai tọa độ	Không nhìn thấy nét chữ ký gốc	Trình ký lại văn bản mới để dập đúng
Dấu đóng lộn ngược	Không kiểm tra điểm định vị trên cán	Tài liệu mất thẩm mỹ, dễ bị từ chối	Hủy bản in cũ, dập lại văn bản mới
Đóng dấu khi chưa có chữ ký	Làm tắt quy trình kiểm soát	Tiềm ẩn nguy cơ sử dụng sai mục đích	Thu hồi ngay và tiêu hủy giấy có dấu khống

Mực bị lem nhòe hoặc đóng che khuất chữ ký

Mực bị lem nhòe hoặc đóng che khuất chữ ký là lỗi cơ học rất hay gặp, thường xuất phát từ việc châm quá nhiều mực hoặc do người đóng dấu đặt sai tọa độ tiếp xúc với chữ ký tay.

Khi khay mực bị châm ngập nước, lượng mực dư thừa sẽ tràn vào các khe rãnh nhỏ giữa các ký tự cao su. Khi dập xuống giấy, phần mực thừa bị ép phì ra ngoài viền chữ tạo thành các vết loang lổ sẫm màu, khiến tên công ty hoặc mã số thuế bị dính vào nhau không thể đọc được. Tương tự, nếu người dập dấu vội vàng đặt con dấu vào ngay chính giữa chữ ký thay vì trùm 1/3 về bên trái, con dấu tròn sẽ che phủ toàn bộ đường nét uốn lượn của chữ ký gốc.

Khi tài liệu quan trọng gặp phải lỗi lem nhòe hoặc che khuất chữ ký, bạn không nên dùng bút gạch xóa hoặc tô vẽ thêm lên vết dấu để sửa chữa. Cách xử lý đúng đắn là in lại trang tài liệu đó, trình người có thẩm quyền ký lại chữ ký tươi rồi dập lại con dấu mới ngay ngắn. Nếu con dấu đang bị thừa mực, hãy lấy khăn giấy khô ấn nhẹ lên khay nỉ để thấm bớt mực, sau đó dập thử nhiều lần ra giấy bỏ đi cho đến khi đường nét thanh mảnh trở lại rồi mới dập lên giấy tờ thật.

Chất lượng của giấy in cũng là một yếu tố cần xem xét khi xảy ra hiện tượng lem mực. Các loại giấy in quá mỏng hoặc giấy có bề mặt cán bóng thường có khả năng thấm hút mực kém hơn giấy văn phòng tiêu chuẩn. Nếu phải đóng dấu lên chất liệu giấy bóng hoặc bìa chứng chỉ tráng màng, bạn nên giữ nguyên văn bản trên bàn sau khi đóng dấu trong thời gian lâu hơn, tránh chạm tay vào vết mộc khi mực chưa kịp khô hoàn toàn.

Đóng ngược chiều hoặc đóng dấu khi chưa ký

Đóng ngược chiều hoặc đóng dấu khi chưa ký là những sai sót nghiêm trọng về mặt quy trình hành chính, làm giảm tính chuẩn mực của hồ sơ và gây phiền hà trong quá trình giao dịch.

Nguyên nhân của lỗi đóng ngược chiều thường do người đóng dấu làm việc trong tình trạng vội vã, thiếu ánh sáng hoặc con dấu đã bị mờ mất nhãn định vị hướng trên thân cán. Một văn bản có con dấu bị lộn ngược 180 độ khiến dòng tên công ty chúc đầu xuống dưới đáy thường không được các cơ quan chức năng hoặc đối tác chấp thuận. Biện pháp khi gặp lỗi này là phải hủy bỏ tờ tài liệu bị đóng sai và tiến hành in, ký, đóng dấu lại một bản mới hoàn toàn.

Nếu phát hiện có biểu mẫu hay tờ giấy nào lỡ bị dập dấu khi chưa có chữ ký, người phụ trách con dấu cần lập tức thu hồi, lập biên bản và tiêu hủy tài liệu.

Để phòng ngừa các lỗi này, người quản lý con dấu nên thiết lập quy tắc làm việc rõ ràng tại bàn văn thư. Trước khi cầm con dấu, hãy luôn đối chiếu sự hiện diện của chữ ký tươi trên văn bản. Đồng thời, dùng ngón tay cái sờ vào điểm gờ định vị hướng đỉnh của con dấu trước khi dập xuống. Những thao tác kiểm tra nhỏ này chỉ tốn vài giây nhưng giúp bạn loại trừ hoàn toàn các sự cố đóng dấu đáng tiếc.

Bảo dưỡng cán dấu và xử lý mặt cao su bị mòn

Bảo dưỡng cán dấu định kỳ và xử lý kịp thời mặt cao su bị mòn giúp nét dập luôn sắc nét, đồng thời duy trì tuổi thọ hoạt động cho con dấu văn phòng.

Sau một thời gian dài sử dụng liên tục, bụi giấy và cặn mực khô thường bám chặt vào các khe chữ nhỏ, làm cho vết in ra bị bết dính và mờ nhạt. Việc nắm vững cách vệ sinh mặt khắc và nhận biết các dấu hiệu hao mòn cơ học giúp bạn chủ động chăm sóc con dấu của doanh nghiệp, hoặc làm lại mặt dấu mới khi các bộ phận bên trong cán dấu đã xuống cấp theo thời gian.

Dưới đây là các bước vệ sinh mặt khắc an toàn cùng những dấu hiệu cụ thể cho thấy con dấu của bạn đã đến lúc cần được phục hồi hoặc thay mới.

Vệ sinh cặn mực bám trên bề mặt khắc

Vệ sinh cặn mực bám trên bề mặt khắc định kỳ giúp khơi thông các rãnh chữ nhỏ li ti, mang lại độ thanh mảnh cho vết dập mà không làm tổn hại đến chất liệu cao su.

Để thực hiện vệ sinh, bạn ấn nhẹ cán dấu xuống và gạt hai chốt hãm ở hai bên sườn thân nhựa để khóa mặt dấu ở tư thế lộ ra ngoài. Sử dụng một chiếc tăm bông mềm hoặc bàn chải đánh răng lông mịn thấm một chút nước ấm sạch. Nhẹ nhàng chà nhẹ đầu tăm bông lên bề mặt các chữ số, vòng tròn viền ngoài và các chi tiết hoa văn để làm mềm các cặn mực khô đóng tảng lâu ngày.

Sau khi cặn mực đã tan rã, dùng một tờ khăn giấy ẩm không xơ lau sạch bề mặt cao su, rồi dùng khăn giấy khô dặm lại cho đến khi mặt khắc khô ráo hoàn toàn. Tuyệt đối không dùng các vật sắc nhọn bằng kim loại như kim bấm, kim khâu hay đầu dao rọc giấy để cậy cặn mực trong rãnh chữ. Kim loại cứng sẽ làm xước rách cao su, sứt mẻ nét chữ và làm hỏng vĩnh viễn con dấu của bạn.

Sau khi vệ sinh sạch sẽ, bạn mở khóa chốt cán dấu, nhỏ vài giọt mực mới vào khay nỉ rồi dập thử vài lần lên giấy nháp. Bạn sẽ thấy vết in trở nên rõ nét, các đường viền thanh mảnh và không còn hiện tượng bết mực như trước. Thao tác vệ sinh đơn giản này nên được thực hiện định kỳ vài tháng một lần đối với những con dấu có tần suất sử dụng nhiều trong doanh nghiệp.

Dấu hiệu cần thay mới hoặc khắc lại con dấu

Dấu hiệu cần thay mới hoặc khắc lại con dấu xuất hiện khi mặt cao su bị chai cứng, biến dạng nét chữ, khay mút bị lõm sâu hoặc khung vỏ nhựa bên ngoài bị rơ lắc, nứt vỡ.

Phôi cao su sau nhiều năm tiếp xúc với mực và không khí có thể bị lão hóa, trở nên cứng giòn và mất đi độ đàn hồi tự nhiên. Khi đó, dù bạn có châm thêm nhiều mực và vệ sinh kỹ càng đến đâu, vết mộc đóng ra vẫn bị đứt nét, mờ góc hoặc lem nhem không đồng đều. Tương tự, nếu lớp mút trong khay mực bị lún thành các rãnh sâu không còn khả năng giữ và nhả mực đều, vết dập cũng sẽ không đạt được độ phủ mực tiêu chuẩn.

Khung vỏ nhựa của các loại cán dấu liền mực cũng có tuổi thọ cơ học nhất định sau hàng nghìn lần dập lên xuống. Khi bạn nhận thấy cán dấu bị kẹt, không tự nảy lên hoặc mặt dấu bị xiên xẹo khi tiếp xúc với giấy, việc tiếp tục sử dụng sẽ rất dễ gây lỗi trên các văn bản quan trọng. Đây là thời điểm doanh nghiệp nên cân nhắc việc thay thế phụ kiện hoặc làm lại con dấu mới.

Khi có nhu cầu phục hồi mặt dấu hoặc thay mới cán dấu, bạn có thể gửi yêu cầu trực tiếp qua phiếu báo giá trên website để được hỗ trợ kiểm tra tình trạng con dấu và tư vấn phương án khắc phục phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế.